Bạn có biết những kỹ năng mềm nào sẽ giúp bạn thành công ở những công ty khác, nhưng lại là thảm hoạ ở công ty Nhật?

Sẽ thế nào nếu hồ sơ của bạn bị loại mà bạn không hề biết tại sao? Hoặc bạn được mời phỏng vấn và đã cố hết sức để “PR” bản thân nhưng vẫn bị loại?

Kể cả khi đã sang được Nhật nhờ các kỹ năng chuyên môn, bạn vẫn sẽ cần dựa vào kỹ năng mềm để làm việc cùng người Nhật và thích nghi với văn hoá Nhật Bản.

Tìm việc làm phù hợp với bản thân tại Nhật không khó, miễn là bạn biết nên thể hiện những gì trong hồ sơ và quá trình phỏng vấn. Nếu như bạn mãi vẫn không lọt được vào mắt xanh của các nhà tuyển dụng Nhật Bản dù có đủ kỹ năng chuyên môn, tin học và ngôn ngữ, có thể bạn đang thiếu những kỹ năng mềm dưới đây đấy.

(Còn nếu bạn muốn download bản pdf luôn và ngay, hãy click vào đây! Chúng tôi sẽ tặng các độc giả yêu quý Morning Japan thêm 2 tips rất hay ho nữa.)

Linh hoạt

Sự linh hoạt không chỉ thể hiện khả năng ứng phó tình huống của bạn, mà còn cho thấy bạn có khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường và công việc. Các công ty Nhật luôn có một quy trình nhất định để làm việc, nên hãy nói rằng bạn có thể tuân thủ và theo sát quy trình nhưng vẫn có thể linh hoạt nếu được yêu cầu nhé.

kỹ năng mềm linh hoạt
Linh hoạt

Ngoài việc thử những cách làm, công việc mới, linh hoạt cũng là kỹ năng mềm cần thiết khi bạn được giao một nhiệm vụ ngoài yêu cầu công việc.

Bạn cảm thấy có gì đó sai sai ở đây? Hãy thử tìm hiểu bài học “Không phải việc của tôi” của vị giám đốc người Việt 8 năm thăng 8 cấp nhé! Đôi khi với người Nhật, “linh hoạt” không phải là khi bạn thích ứng nhanh với môi trường thay đổi mà là… có thể làm theo những gì được yêu cầu. Ví dụ, nếu bạn bỗng dưng bị yêu cầu làm thêm cả ngày Chủ Nhật thì hãy cố gắng chấp nhận nhé.

Ngoài vấn đề đã nói ở trên, bạn hãy thể hiện sự linh hoạt của mình qua những phương thức để cùng đồng nghiệp đạt được mục tiêu của công ty, chứ không phải ở việc bạn là người dễ tính nhé.

Nhìn xa trông rộng

Đây là một kỹ năng mềm khó yêu cầu bạn phải chăm chỉ tìm hiểu các xu hướng và thường xuyên kiểm tra tiến độ, kết quả công việc. “Nhìn xa trông rộng” nghĩa là bạn có thể đoán trước được các nhu cầu và vấn đề phát sinh, cũng như chuẩn bị sẵn cách giải quyết chúng. Việc này cũng như là khi bạn lập kế hoạch kèm theo những rủi ro có thể xảy ra.

Hãy thể hiện kỹ năng này một cách khéo léo để nhà tuyển dụng không cho rằng bạn thiếu khiêm tốn nhé. Có thể chỉ đơn giản là “Em thường lập kế hoạch dự phòng để tránh rủi ro. Có một lần em đã cùng làm… với đồng nghiệp và gặp lỗi…, rất may là em đã chuẩn bị trước nên chúng em đã giải quyết kịp thời và hoàn thành công việc đúng hạn.”

Tổ chức công việc tốt

Đây là một trong những cụm từ hay và thường được các ứng viên đưa vào hồ sơ, nhưng cũng là một cụm từ… rỗng tuếch nếu bạn không có dẫn chứng cụ thể.

kỹ năng mềm tổ chức công việc
Tổ chức, cân bằng công việc

Bạn có biết kỹ năng này bao gồm những kỹ năng mềm nhỏ nào không? Bạn sẽ cần kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng sắp xếp công việc và kỹ năng ưu tiên công việc mới có thể được gọi là “tổ chức công việc tốt”.

Ví dụ, bạn có thể nói là “Em luôn cập nhật công việc vào một to-do-list cá nhân và phân chia task theo độ quan trọng cũng như deadline. Việc này giúp em theo dõi tiến độ và chất lượng công việc tốt hơn, cũng như đảm bảo luôn hoàn thành đúng hạn.”

Bĩnh tĩnh

Bình tĩnh là khả năng chịu đựng áp lực và những khó khăn trong giao tiếp của bạn. Hãy thể hiện mình là một người có thể đứng vững và tập trung vào công việc dưới mọi áp lực, cũng như điềm tĩnh khi làm việc với bất kỳ đồng nghiệp hay khách hàng khó tính nào.

Kỹ năng này cũng có thể được thể hiện trong khi bạn nói về khả năng tổ chức công việc, cách mà bạn đối đầu với stress ấy.

(Để nhận bản pdf và 2 tips nho nhỏ nữa, hãy đăng ký email tại đây!)

Chú ý đến từng chi tiết nhỏ

Bí quyết cho sự xuất sắc của người Nhật và các sản phẩm Nhật là việc họ quan tâm đến từng chi tiết nhỏ. Dù người Nhật có nói rằng họ không theo chủ nghĩa hoàn hảo, thì họ cũng sẽ luôn cố để tạo ra những sản phẩm… gần như là hoàn hảo. Để có thể làm việc trong công ty Nhật, bạn cần phải đảm bảo được chất lượng công việc và tránh xảy ra những lỗi dù là nhỏ nhất.

Để chứng thực kỹ năng này, bạn có thể nói với người phỏng vấn rằng bạn luôn kiểm tra lại công việc ít nhất 2 lần để đảm bảo không gặp lỗi gì, nhưng đương nhiên là luôn hoàn thành đúng hạn “nhờ khả năng tổ chức công việc hợp lý”.

Hoặc cũng như đã nói ở trên, người Nhật luôn có những quy trình làm việc riêng của họ. Bạn có thể nói rằng mình luôn cố gắng theo sát quy trình để đảm bảo chất lượng công việc cũng như an toàn của đồng nghiệp.

Kiên nhẫn, Kiên trì

Bạn phải là một người sẵn sàng làm việc từng bước và đạt được từng mục tiêu nhỏ dẫn tới mục tiêu lớn. Nếu như công việc tốn nhiều thời gian hay khó khăn hơn dự kiến, bạn cũng không thể bỏ cuộc mà phải kiên trì đến cùng. Chắc hẳn bạn cũng biết người Nhật kỹ tính vì các khách hàng của họ yêu cầu khắt khe, vậy nên hãy chuẩn bị tinh thần trước nhé.  

kỹ năng mềm kiên nhẫn
Kiên nhẫn

Ngoài ra, người Nhật thường hay chậm đưa ra quyết định vì cẩn thận và tôn trọng quy trình. Morning Japan chắc chắn là bạn sẽ cần có lòng kiên nhẫn để làm việc tại đây.

Nếu lựa chọn những kỹ năng mềm như vậy để đưa vào CV, hãy chuẩn bị sẵn một số câu chuyện, trường hợp trong đời thực để chứng tỏ kỹ năng của bạn nhé. Bạn nên biết rằng những ví dụ của bạn không nhất thiết phải xảy ra trong công việc mà còn cả trong học tập và cuộc sống hàng ngày.

Khả năng làm việc nhóm

Nếu bạn đã từng làm việc hoặc thi tuyển vào các công ty Việt Nam hoặc nước ngoài, chắc bạn cũng đã quen với dòng “có thể làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm tốt”. Ở Nhật thì họ đặc biệt đề cao tầm quan trọng của tập thể. Tất cả mọi người đều cần phấn đấu hết mình vì mục tiêu chung của tập thể chứ không phải của cá nhân. Đôi khi họ cũng có thể cho rằng lỗi của một cá nhân là lỗi của cả tập thể.

Một trong những phương pháp làm việc nhóm phổ biển ở Nhật là Hourensou. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải khiến tất cả mọi người trong nhóm đều nắm rõ thông tin và cùng nhau tìm cách giải quyết vấn đề hiệu quả. Để có thể sở hữu một việc làm Nhật Bản như ý, hãy thể hiện tinh thần tập thể qua nhiều ví dụ khác nhau nhé.

Thân thiện

 Không chỉ các công ty Nhật mà bất cứ đâu cũng cần những người thân thiện hoà đồng. Nếu bạn không thể tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, làm sao bạn có thể khiến họ tin tưởng và có kết quả làm việc  nhóm tốt được?

Người Nhật không trao lòng tin một cách dễ dàng, nhưng bạn có thể cho họ thấy bạn là một đồng nghiệp thân thiện và giỏi giang.

Vậy bạn có thể chứng tỏ độ thân thiện của mình như thế nào trong buổi phỏng vấn? Kể một trường hợp bạn giúp đỡ đồng nghiệp? Không! Điều này thể hiện rõ nhất ở thái độ khi phỏng vấn của bạn. Các nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ có cảm tình với một ứng viên thân thiện, nhiệt tình nhưng vẫn lịch sự và khiêm tốn đấy.

Biết lắng nghe, tế nhị, giao tiếp tốt

Các kỹ năng này cũng gần giống với tính cách thân thiện và có thể tạo mối quan hệ với đồng nghiệp. Nhưng ở đây có nghĩa là trong khi làm việc nhóm, bạn phải biết lắng nghe luận điểm của những người cùng nhóm và khiến họ hiểu được ý kiến của mình. Nếu có hiểu lầm thì bạn cũng cần là người giải quyết hay làm hoà trước khi vấn đề trở nên lớn hơn.

Quan tâm đến những người xung quanh được gọi là kikubari ở Nhật. Điều này thể hiện trong cả công việc và lối sống hàng ngày kể cả là không làm ồn để người khác mất tập trung. Morning Japan cũng đã nhắc đến văn hoá làm thêm giờ tại Nhật đúng không? Nếu bạn đã hoàn thành xong hết công việc của mình, thì sau giờ làm hãy hỏi các đồng nghiệp xung quanh xem họ có cần giúp đỡ gì không nhé.

Với các kỹ năng này, các bạn có thể thêm vào khi đang kể các trường hợp làm việc nhóm. Ví dụ bạn đã để ý rằng mọi người đều đồng ý với ý kiến A, trừ một thành viên trong nhóm và bạn đã giúp người đó hiểu hay hợp tác như thế nào.

(Đăng ký nhận bản pdf tại đây nhé. Morning Japan hứa là bạn sẽ tìm được rất nhiều điều bổ ích)

Khiêm tốn

Cùng với khả năng làm việc nhóm tốt, các công ty Nhật cần một người sẵn sàng chia sẻ vinh quang với nhóm của mình. Khiêm tốn, chân thành và sẵn sàng nhận sai là những đức tính rất được coi trọng ở Nhật. Vì vậy họ thường hay nói xin lỗi và phủ nhận những lời khen.

Điều này có vẻ khá ngược so với các công ty khác. Bạn có cảm thấy kỳ cục khi phải khiêm tốn trong một buổi phỏng vấn mà đáng lẽ bạn phải thể hiện sự tài giỏi của bản thân không?

Mức độ khiêm tốn của bạn có thể được thể hiện qua nhiều cách:

  • Trong khi bạn sử dụng tiếng Nhật. Nhưng nhớ rằng nếu không quá giỏi kính ngữ thì hãy tập trung vào việc nói năng trôi chảy và lịch sự là được rồi.
  • Khi nêu dẫn chứng hay các trường hợp sử dụng các kỹ năng trong quá khứ, hãy nói về cách bạn làm việc nhóm hiệu quả nhiều hơn là về bản thân bạn nhé.
  • Khi nói về các điểm yếu của bạn và các khó khăn bạn đã gặp phải. Đừng tự động nói bạn không có điểm yếu hay chưa gặp vấn đề nào nhé.

Lưu ý

Bạn cần thể hiện được các kỹ năng mềm trên trong cả khi viết hồ sơ ứng tuyển và trong khi phỏng vấn việc làm Nhật Bản. Ngoài việc liệt kê chúng, bạn cũng phải chứng tỏ bản thân qua các trường hợp cụ thể.

Ví dụ, bạn không thể nói suông là tôi có khả năng làm việc nhóm tốt được. Phải kể rằng khi làm dự án A, bạn đã hợp tác rất tốt với đồng nghiệp như thế nào và cả nhóm đều được khách hàng khen ngợi.

Vậy nên dĩ nhiên là hãy chọn những kỹ năng mềm phù hợp mà bạn thực sự có nhé. Nếu như bạn thiếu một trong những kỹ năng này, bạn cũng có thể phát triển từ từ mà.

Bật mí với bạn một bí mật nho nhỏ nữa. Nếu khả năng chuyên môn và kỹ năng mềm của bạn đều giỏi mà vẫn trượt chổng vó thì có thể là do… diện mạo hay hình thức đấy. Morning Japan hứa sẽ nói kỹ hơn sau, hãy đón đọc các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé.

Đăng ký email ngay dưới đây, Morning Japan sẽ gửi tặng bạn file pdf 12 kỹ năng mềm giúp bạn sở hữu việc làm tại Nhật!

Để lại bình luận