Bạn có biết hiểu được văn hóa trao đổi danh thiếp góp phần giúp bạn tạo nên những ấn tượng tốt đẹp với người Nhật ngay từ lần gặp đầu? Đây là cách để không phải bỏ lỡ những cơ hội hợp tác cùng đối tác Nhật chỉ vì những khác biệt văn hóa. 

Văn hóa trao và nhận danh thiếp được người Nhật đánh giá rất cao. Chỉ là những thao tác diễn ra trong vài phút đầu của cuộc gặp mặt, tuy nhiên việc trao đổi danh thiếp cũng đòi hỏi những quy tắc nhất định. Hãy cùng khám phá những quy tắc trong văn hóa danh thiếp được chúng mình “bật mí” ngay dưới đây nhé !

Nguyên tắc chung trong cách trao đổi danh thiếp trong văn hóa giao tiếp của người Nhật

Chú ý đến cấp bậc khi trao đổi danh thiếp

   Văn hóa Nhật Bản nhìn chung rất coi trọng về vị trí cấp bậc, thứ tự cao thấp trong giao tiếp để qua đó áp dụng các quy tắc lễ nghi, thái độ tôn kính phù hợp. Vì vậy trong giao tiếp, hợp tác cùng người Nhật, bạn cần đặc biệt chú ý đến chức vụ cao nhất được in trong danh thiếp của đối phương để xưng hô cho phù hợp.

Ví dụ: người Nhật thông thường có thói quen xưng hô theo cấp bậc như  社長 (しゃちょう)- Giám đốc, hay 部長 (ぶちょう) – Trưởng phòng  chứ ít khi gọi trực tiếp là “ Ông” hay “ Ngài”.
Hoàn cảnh trao đổi danh thiếp

   Người Nhật nói chung hay doanh nhân Nhật Bản nói riêng không có thói quen tùy tiện trao đổi danh thiếp trừ trường hợp họ đã được giới thiệu, biết trước về đối tác giao dịch. Bên cạnh đó, thứ tự cao thấp, cấp bậc trong giao tiếp cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoàn cảnh trao danh thiếp. Trong các cuộc đàm phán, thông thường người có địa vị thấp hơn sẽ không thể chủ động đề nghị trao đổi danh thiếp với cấp trên.

Gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được in trên danh thiếp

   Xuất phát từ thực tế ở Nhật Bản có đến khoảng hơn 100.000 họ khác nhau nên việc gọi chính xác tên của đối phương  được in trong danh thiếp là  khá phức tạp. Rất nhiều người từng chia sẻ, điều này thực sự làm khó họ khi tiến hành hợp tác, đàm phán cùng đối tác Nhật trong lần gặp đầu tiên.

   Trong trường hợp khi nhận được danh thiếp của đối phương mà bạn không nắm rõ được cách đọc chính xác thì nên xác nhận lại tên họ, vị trí công tác, công ty của họ để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng từ phía mình. Các bạn có thể tham khảo mẫu câu sau để xác nhận lại thông tin trong tình huống trên:

Ví dụ  [ 失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」-

         [ Tôi xin lỗi nhưng phần này thì nên đọc như thế nào ạ ? ].

Yêu cầu chung về danh thiếp của người Nhật

Một mẫu tham khảo về danh thiếp của người Nhật

      Danh thiếp được coi là phương tiện rất quan trọng trong giao tiếp với đối tác Nhật, nhất là lần đầu gặp gỡ, hơn nữa sử dụng danh thiếp cũng được xem như một hình thức để PR bản thân . Do đó với tấm danh thiếp, người Nhật cũng có những quy tắc cần chú ý sau để nâng cao tính hiệu quả của nó trong văn hóa giao tiếp.

• Tạo cho mình một tấm danh thiếp thật ấn tượng tuy nhiên vẫn phải đảm bảo trang nhã, dễ đọc. Trong trường hợp danh thiếp của bạn có sự khác biệt lớn về hình thức, có thể bạn nên chuẩn bị thêm một hộp danh thiếp được in trang nhã, lịch sự để gây ấn tượng với đối tác Nhật trong lần gặp đầu.
• Không sử dụng danh thiếp đã bị rách, cũ nát, có vết bẩn, nếp gấp. .
• Tên và chức vụ thường được in đâm, trong đó chỉ in chức vụ cao nhất tránh nhiễu loạn thông tin.
• Ghi cụ thể công ty công tác, địa chỉ mail, số điện thoại liên lạc…
• Danh thiếp nên để ở nơi dễ lấy, để tránh bị mất hay rơi nên đặt danh thiếp vào ví đựng riêng, tránh rút danh thiếp trực tiếp từ túi quần, túi áo, ….

Tham khảo thêm bài viết của chúng mình về cách cúi chào của người Nhật

Các bước trao và nhận danh thiếp trong văn hóa giao tiếp của người Nhật

Chuẩn bị trước khi trao danh thiếp

    Đối với người Nhật, họ quan niệm: “ Cách bạn đối xử với tấm danh thiếp cũng là cách bạn đối xử với chủ nhân của nó”. Bởi vậy nên trước khi trao hay nhận danh thiếp, việc chuẩn bị đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

• Kiểm tra chất lượng danh thiếp: Kiểm tra xem tấm danh thiếp có bị bẩn, cong, rách, hay có nếp gấp không…, nếu có thì phải lựa chọn những tấm danh thiếp mới thay thế.
• Kiểm tra số lượng danh thiếp: Cần chủ động chuẩn bị và kiểm tra số lượng danh thiếp trước khi bước vào đàm phán.  Nên mang danh thiếp nhiều hơn số nhiều dự kiến để đề phòng trường hợp gặp những đối tác ngoài dự định. Trong trường hợp, số lượng danh thiếp không đủ cho đối tác có mặt, với những người chưa nhận được danh thiếp, bạn có thể gửi danh thiếp sau và  luôn kèm theo câu xin lỗi, để tránh thất lễ.

Ví dụ:  [ 先日は失礼いたしました ] – [Hôm trước tôi đã thất lễ rồi ạ ].

• Trước khi trao danh thiếp, chủ động bỏ số danh thiếp cần dùng ra ngoài, kẹp sẵn ở ví nhỏ chuyên đựng danh thiếp, để dễ dàng, thuận tiện lấy ra.

Cách trao danh thiếp

a. Trình tự trao danh thiếp

  Trong giao tiếp với đối tác Nhật, không bó buộc trình tự trao đổi danh thiếp, có thể bạn chủ động trao danh thiếp trước, có thể là  đối phương trao danh trao danh thiếp trước. Tuy nhiên thông thường thì danh thiếp thường được trao trước bởi khách,  người đến thăm quan doanh nghiệp…

Ví dụ: Khi bạn là cấp dưới cùng giám đốc của bạn đến thăm quan một doanh nghiệp A. Vậy trình tự trao đổi danh thiếp trong trường hợp đó sẽ là:

• Giám đốc công ty bạn chủ động trao danh thiếp cho giám đốc doanh nghiệp A
• Bạn trao danh thiếp cho giám đốc doanh nghiệp A.

  Tuân thủ theo đúng nguyên tắc: Khách đến thăm doanh nghiệp chủ động trao danh thiếp trước; trao danh thiếp cho người có địa vị cao hơn trước, cấp trên trao trước cấp dưới.

b. Cách trao danh thiếp

Trường hợp 1: Bạn là người chủ động trao danh thiếp trước

• Tư thế trao danh thiếp: đứng trước mặt đối phương, vừa nhìn vào mắt đối phương, mìm cười nhẹ, hai tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp bằng cả hai tay: tay phải cầm, tay trái đỡ danh thiếp.
• Vừa trao danh thiếp vừa xưng to, rõ ràng tên công ty, phòng ban làm việc và tên của bản thân.
• Hướng mặt chính diện của danh thiếp lên trên, về phía đối phương sao cho người nhận có thể dễ dàng đọc được luôn.
• Luôn trao danh thiếp ở tư thế đứng nghiêm trang , không được ngồi. Trong trường hợp khoảng cách không cho phép, phải trao danh thiếp qua bàn luôn kèm theo câu xin lỗi để tránh thất lễ.

           Ví dụ: 「テーブル越しに申し訳ありません」–

           [ Tôi xin lỗi phải trao danh thiếp qua bàn bên kia ]

Trường hợp 2: Cả hai bên ( bạn và đối phương ) đều đồng thời trao danh thiếp

• Tư thế đứng, hướng đưa danh thiếp vẫn phải tuân thủ các quy tắc như trên.
• Tư thế tay cầm danh thiếp:  trước khi trao – cầm bằng hai tay, khi trao danh thiếp thì tay thuận cầm danh thiếp của mình trao, đồng thời tay còn lại nhận danh thiếp của đổi phương. Sau khi kết thúc, cầm danh thiếp của đối phương bằng cả hai tay một cách trang trọng.

Cả hai bên cùng trao danh thiếp

Lưu ý : Trường hợp bạn là nhân viên mới chưa có danh thiếp, để tránh thất lễ cần lịch sự xin lỗi vì sự thiếu chu đáo chưa chuẩn bị trước, đồng thời chủ động giới thiệu bản thân bằng miệng.

Ví dụ: 「申し訳ございません、名刺を切らせておりまして、 わたくし xxx 会社の xxx と申します」-

[Tôi vô cùng xin lỗi vì không chuẩn bị danh thiếp. Xin tự giới thiệu tôi là X của Công ty Y]

Sau đó gửi danh thiếp lại cho đối phương càng sớm càng tốt, luôn kèm theo lời xin lỗi vì sự chậm trễ của mình.

Ví dụ: [ 遅くなりましたが,...]

Cách nhận danh thiếp

Tư thế: Đứng nghiêm trang,mỉm cười, vừa nhìn vào mắt đối phương vừa đưa tay cao ngang ngực nhận danh thiếp bằng cả hai tay.

Khi nhận danh thiếp của đối phương, hãy nói thật lịch sự  [ちょうだいいたします] – [ Tôi xin được nhận ạ ], chú ý không để ngón tay che mất phần tên, ảnh và tên công ty của đối phương.

Xác nhận lại tên của đối phương: Sau khi nhận được danh thiếp, xác nhận lại tên họ của đối phương một cách trang trọng nhất.

Trong trường hợp, không chắc về cách đọc tên của họ, bạn có thể xác nhận lại ngay lúc đó bằng một mẫu câu vì dụ sau:

[ どうのようにお読みすればよろしいでしょうか ] 

[ Rất xin lỗi làm phiền chỉ giúp tôi cách đọc này với ạ ]

Cùng chúng mình tham khảo video sau đây để có cái nhìn trực quan sinh động về các bước trao và nhận danh thiếp của người Nhật nhé. Link tại đây.

Cách bảo quản danh thiếp

   Sau khi nhận danh thiếp cần chú ý bảo quản danh thiếp đối phương một cách cẩn thận, lưu lại thành các file, tập tài liệu để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sau này.

   Có thể ghi lại các thông tin cần thiết muốn ghi nhớ như ngày tháng, địa điểm, đặc điểm của đối phương… lên danh thiếp tuy nhiên chú ý không được ghi lên danh thiếp ngay sau khi nhận, trước mặt đối phương.

   Cho đến nay, cách thức trao nhận danh thiếp của ngừời Nhật vẫn luôn luôn được coi trọng như một nét văn hóa chuẩn mực trong giao tiếp.

Theo thống kê, trung bình mỗi ngày người Nhật trao tay nhau khoảng 45 triệu tấm danh thiếp. Bởi vậy, có thể thấy việc hiểu được những quy tắc chung trong văn hóa sử dụng danh thiếp của người Nhật vô cùng quan trọng, giúp bạn luôn ghi điểm được với đối tác ngay từ những ấn tượng đầu tiên.

    Bên cạnh cách thức sử dụng danh thiếp trong giao tiếp, vẫn còn thật nhiều điều thật thú vị về văn hóa của xứ sở hoa anh đào , hãy cùng ghé qua blog morningjapan và cùng chúng mình tìm hiểu thêm những điều thú vị ấy nhé! 

Chắc chắn rằng, hiểu biết  về văn hóa Nhật Bản sẽ là hành trang  hữu ích giúp bạn tìm kiếm những cơ hội làm việc tại Nhật, nhanh chóng hòa nhập vào cuộc sống nơi đây.