Horensou – phong cách làm việc nhóm của người Nhật Bản

Hourensou là kỹ năng làm việc nhóm đặc trưng của Nhật Bản, rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp hoàn thiện, giảm tình trạng mù mờ thông tin, xóa dần các hiểu lầm không đáng có khi trao đổi thông tin trong công việc.

Hourensou cũng là tập hợp các phương pháp giao tiếp trong công sở đem lại sự hiệu quả trong việc tương tác giữa các đồng nghiệp, nó khác với giao tiếp thông thường trong cuộc sống.

Hourensou là từ viết tắt của 3 kỹ thuật giao tiếp trong công sở bao gồm Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) và Soudan (Trao đổi).

Houkoku (Báo cáo)

Trong công việc, báo cáo là một nhiệm vụ. Cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo cho cấp trên, người được giao việc sẽ báo cáo lại cho người giao việc quá trình làm việc và kết quả làm việc.

Hậu quả nếu không báo cáo

Mù mờ thông tin

Khi bạn không báo cáo tiến độ công việc đều đặn với cấp trên hoặc người cùng team sẽ khiến họ không rõ bạn có làm kịp deadline hay không, dự án có diễn ra đúng như kế hoạch không.

Mất thời gian làm lại

Đặc biệt, không báo cáo sẽ khiến bạn đi sai hướng. Vì bạn làm xong hết rồi mới báo cáo lại cho sếp, khi đó sếp mới phát hiện ra thì bạn sẽ phải làm lại từ đầu. Bạn sẽ mất thời gian làm lại và giảm sự tín nhiệm của mình.

Làm ảnh hưởng tới team, dự án, công ty

Không báo cao khi gây ra lỗi và tự mình xử lý lỗi sẽ càng làm hậu quả nghiệm trọng hơn vì không có gì đảm bảo cách xử lý của bạn là chính xác cả. Trong một dự án, chỉ một phần nhỏ gặp lỗi sẽ ảnh hưởng tới cả team, cả dự án và có thể tới cả công ty. Nhất là khi bạn không báo cáo thì các thành viên và cấp trên không thể xử lý kịp được.

Hình thức báo cáo

• Thực hiện bằng lời nói

  • Trong trương hợp khẩn cấp, cần báo cáo bằng miệng đơn giản xúc tích. Nói theo quá trình sau: Kết luận => quá trình => tình trạng=> nguyên nhân
  • Báo cáo đúng sự thật
  • Tránh trường hợp cấp trên đưa ra quyết định không chính xác, bạn cần nói rõ khi đưa ý kiến cá nhân vào trong báo cáo.

Ví dụ:

これは個人の感想ですが (Đây chỉ là ý kiến cá nhân của tôi, …)

私の意見といたしましては (Theo ý kiến của tôi thì, …)

私は。。のように感じました (Tôi cảm thấy là…)

• Thực hiện bằng văn bản

  • Sử dụng trong trường hợp báo cáo chi tiết và đầy đủ nội dung, cần sử dụng biểu đồ, hình vẽ
  • Khi báo cáo bằng văn bản, cần nêu rõ thời gian, số lượng…

Ví dụ: Thời gian dự kiến khi hoàn thành là…., Hoàn thành được …%

• Khi báo cáo bằng email, bạn hãy chắc chắn rằng cấp trên đọc được mail của bạn.

Gợi ý: Bạn có thể in mail đã gửi rồi đặt lên bàn của cấp trên.

• Nếu cấp trên chưa mở mail báo cáo thì bạn vẫn chưa hoàn thành việc báo cáo. Do đó, bạn hãy thông báo bằng miệng việc gửi báo cáo để cấp trên đọc mail của bạn.
• Bạn hãy chủ động hỏi để nắm rõ cách thức và lịch trình làm việc của cấp trên để có cách báo cáo phù hợp.

Chú ý khi báo cáo

Báo cáo chính xác – đúng thời điểm và lựa chọn cách thức báo cáo phù hợp.

Khi nào cần báo cáo?

• Tiến độ công việc đối với những công việc dài hạn.
• Khi hoàn thành việc được giao
• Những thay đổi trong công việc
• Những thông tin mới được thu thập, cập nhật.
• Nếu tìm ra những biện pháp mới giúp cải tiến chất lượng làm việc thì bạn cũng nên báo cáo lại với cấp trên.

Liên lạc (Renraku)

Trong kỹ năng làm việc nhóm, liên lạc là cách phổ biến khi có nội dung thông tin cần thông báo cho những người có liên quan.

Khi liên lạc, bạn không được thêm ý kiến và phỏng đoán cá nhân vào.

Liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc.

Hậu quả nếu không liên lạc

Ảnh hưởng tới người khác

Nếu bạn không liên lạc trước về thời gian cuộc họp cho mọi người trong team, mọi người sẽ không sắp xếp được thời gian họp và dẫn đến không họp được.

Khi đó cả team phải sắp xếp lại lịch khác để họp, bạn đang làm phiền và ảnh hưởng tới cả team.

Ảnh hưởng tới dự án

Nếu bạn không liên lạc khi dự án có những thay đổi hoặc sự cố gì dẫn đến dự án đi sai hướng thì sẽ phải mất thời gian và công sức để sửa lại.\

Chú ý khi liên lạc

• Liên lạc ngắn gọn, xúc tích.
• Tùy thuộc vào đối tượng, nội dung, tính khẩn cấp, cần thiết để bạn sử dụng cách thức liên lạc khác nhau.

Hình thức liên lạc

• Bằng miệng, điện thoại, …: dùng với nội dung liên lạc đơn giản, khẩn cấp
• Khi họp, …: dùng khi liên lạc cho nhiều người

• Bằng văn bản:

  • Liên lạc kèm con số
  • Nội dung được quy định liên lạc bằng văn bản (báo cáo ngày, …)
  • Nội dung liên lạc quan trọng, phức tạp
  • Nội dung liên lạc cần lưu lại (biên bản cuộc họp, …)
  • Nội dung liên lạc dễ hiểu nhầm khi liên lạc bằng miệng
  • Nội dung liên lạc thể hiện bằng bản đồ, hình vẽ

Soudan (Trao đổi)

Là yếu tố cuối cùng trong phong cách làm việc nhóm của người Nhật Bản nhưng cũng là yếu tố then chốt để bạn giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả. Không một cá nhân nào là hoàn hảo, nhưng làm việc tập thể sẽ cho bạn nhiều ý kiến đóng góp hơn, giúp bạn xây dựng được phương án tối ưu cho mình.

Hậu quả nếu không trao đổi: Ảnh hưởng tới công việc và cả team

Khi thực hiện công việc, dù có những thông tin bạn không rõ nhưng cũng không trao đổi lại mà tự tiến hành công việc theo ý hiểu của mình thì dẫn đến làm sai và phải làm lại từ đầu.

Chính bạn đang làm mất thời gian của bản thân, làm chậm tiến độ của dự án.

Chú ý khi trao đổi

• Bạn hãy truyền đạt tất cả thông tin mà mình có sao cho đối phượng dễ đưa ra được ý kiến và lời khuyên cho bạn
• Hãy sắp xếp thông tin theo thứ tự sau:
  1. Tình trạng sự việc cần trao đổi
  2. Bạn muốn thay đổi sự việc đó như thế nào
  3. Trước đó bạn đã làm gì rồi? Lí do không thành công là gì?

     Kỹ năng làm việc nhóm – Trao đổi

Tips để thực hiện tốt Horensou

Kỹ năng làm việc nhóm Horensou không phải ai cũng làm tốt ngay từ đầu được. Vì vậy, để thực hiện tốt kỹ năng làm việc nhóm này, chúng ta cần:

• Đặt ra quy tắt Horensou cho bản thân và những người có liên quan. Mục đích: trao đổi thông tin với cấp trên và cả team được tốt hơn, hoàn thành công việc hàng ngày một cách thuận lợi.

Ví dụ:

• Báo cáo tiến độ dự án hàng ngày bằng mail
• Liên lạc địa điểm, nội dung cuộc họp vào 3h chiều trước ngày họp
• Trao đổi ngay khi có vấn đề phát sinh trong lúc thực hiện dự án

• Tóm tắt thông tin theo 5W 2H:

When: Khi nào	What: Cái gì
Who: Ai	How to: Làm cách nào
Where: Ở đâu	How much/ How many: Bao nhiêu

• Đánh giá bản thân đã thực hiện tốt kỹ năng làm việc nhóm Horensou hay chưa. Nếu chưa tốt ở điểm nào thì khắc phục. Nếu tốt rồi thì phát huy hơn nữa.

Kết

Morning Japan vừa chia sẻ cho bạn đọc kỹ năng làm việc nhóm – Hourensou của người Nhật Bản. Bên cạnh đó, nếu bạn đang có ý định làm việc tại Nhật hay tìm một việc làm tiếng Nhật, có thể tham khảo bài viết “yêu cầu tuyển dụng của những công ty Nhật Bản đối với ứng viên”. Hoặc bổ sung kiến thức liên quan đến công việc, văn hóa và con người Nhật Bản trên Morning Japan.