“12+3” kỹ thuật tăng năng suất lao động của người Nhật

Năng suất lao động của người Việt chỉ bằng 1/15 năng suất lao động của người Singapore và bằng 1/11 của người Nhật. Tức 15 người Việt làm bằng 1 người Singapore. Và 11 người Việt làm bằng 1 người Nhật.

Theo Tổ chức Lao động quốc tế, năng suất lao động Việt Nam đã thua Lào, chỉ cao hơn được Myanmar và Malaysia.

Từ những dữ liệu này ta có thể nhìn thấy rõ ràng rằng năng suất làm việc của người Việt đang tụt hậu rất nhiều so với thế giới.

Vậy, người Nhật đã làm gì để họ duy trì được mức năng suất cao như vậy? Hoặc đơn giản là làm gì để làm việc hiệu quả? Người Việt chúng ta có thể học hỏi gì được từ người Nhật?

12 kỹ thuật làm việc hiệu quả của người Nhật

Kỹ thuật số 1: Hình thành thói quen làm việc LUÔN VÀ NGAY

Hãy tạo thói quen làm việc luôn và ngày để bỏ được tính trì hoãn. Bạn được sếp giao một dự án phải hoàn thành trong một tháng. Hãy lên kế hoạch ngay từ lúc nhận việc, và bắt tay vào làm từng bước một. Đừng để nước đến chân mới nhảy.

Tác dụng của kỹ thuật số 1: giúp bạn thắng được sức ỳ. Bạn có thể áp dụng quy tắc 10 giây như sau. Bắt đầu công việc với 10 giây đầu tiên. Khi qua được 10 giây này, não bộ sẽ tập trung làm việc hơn và không nghĩ đến việc trì hoãn nữa.

Bên cạnh đó, thói quen làm việc luôn và ngay sẽ loại bỏ được chủ nghĩa hoàn hảo. Tại sao ư? Vì nếu lúc nào cũng nghĩ khi nào mình giỏi, mình có nhiều thông tin hoặc đầy đủ tài liệu mình sẽ làm thì thực tế ta sẽ chẳng bao giờ bắt tay vào làm việc đó được. Nếu bạn nghĩ khi nào bạn có đầy đủ vốn từ vựng tiếng Nhật bạn mới nói thì sẽ chẳng bao giờ bạn nói được tiếng Nhật.

Hãy bắt đầu luôn và ngay từ những việc nhỏ nhất, dần dần từng bước bạn sẽ hoàn thành được công việc.

Kỹ thuật số 2: Sử dụng TÂM, làm việc bằng tinh thần và ý chí

Hầu như chúng ta đều đặt trách nhiệm lên hàng đầu khi làm việc. Trách nhiệm với công việc điều không thể thiếu. Tuy nhiên, có một thứ trên cả trách nhiệm mà mỗi người Nhật đều có chính là cái TÂM.

Hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc rằng: Tâm liên quan gì đến công việc? Tôi làm việc chỉ cần trách nhiệm là được, không cần đến cái tâm có được không?

Sẽ không có câu trả lời rõ ràng cho thắc mắc này. Bởi tâm được coi là như yếu tố lạ kỳ có liên quan đến công việc hơn cả Trí. Và việc bắt buộc phải có tâm với công việc là điều không thể.

Tâm trong công việc xuất phát từ bản thân mỗi người. Khi vượt lên trên trách nhiệm cộng với tình yêu công việc, cũng là lúc bạn đang làm việc bằng tâm của mình. Tất cả tinh thần, ý chí của bạn đều hướng về công việc đó, đều mong muốn làm điều gì đó.

Tuy nhiên, nếu ý chí bị ảnh hưởng hay tác động tiêu cực, bạn sẽ khó có thể làm cho công việc trôi chảy được. Chính vì vậy, TÂM tịnh thì TRÍ sáng.

Kỹ thuật số 3: Tư duy hướng mục đích

Trong mỗi dự án, ta cần làm rất nhiều đầu việc nhỏ. Làm bất kỳ việc gì cũng cần hiểu được mục đích của nó là gì, nó có giúp ích gì cho toàn bộ dự án hay không. Không những vậy, ta phải biết cái đích mong muốn của mỗi việc đó. Để từ mục đích đó, ta suy ngược lại các hoạt động cần thực hiện.

Ví dụ, bạn có dự án “Giới thiệu FlyOut, trang web tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản cho người Việt trên mạng xã hội”. Với dự án này, có rất nhiều việc ta phải làm: nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu người dùng và điểm khác biệt của FlyOut là gì.

Với mỗi việc nhỏ trên, ta xác định mục đích cụ thể. Nghiên cứu thị trường để hiểu được đối tượng khách hàng tiềm năng là ai. Tìm hiểu nhu cầu người dùng để xem họ có nhu cầu gì chưa được đáp ứng, mong muốn điều gì. Điểm khác biệt của FlyOut là cung cấp việc làm tại Nhật Bản cho người Việt, dịch CV chuẩn Nhật miễn phí.

Sau đó, hiểu được mục đích rồi ta lên kế hoạch thực hiện. Chẳng hạn, nghiên cứu thị trường bằng cách phỏng vấn khách hàng, quan sát, tìm hiểu số liệu…

Lợi ích của kỹ thuật số 3 là giúp chúng ta có thể tập trung vào cái đích cuối cùng, để từ đó ta có thể vạch ra được hướng đi cụ thể.

Kỹ thuật số 4: Ghi chép bằng sơ đồ, hình họa, mind-map

Bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn chữ gấp 60,000 lần. Vì thế, thay vì ghi chép bằng chữ, hãy sử dụng sơ đồ, hình họa hay bản đồ tư duy (mind-map). Bạn sẽ nhớ thông tin nhanh hơn và nhiều hơn.

Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao được tư duy logic trong quá trình ghi chép. Không những vậy bạn còn có thể triển khai thông tin chính xác, rõ ràng, hiệu quả và nhanh.

Việc lựa chọn dùng sơ đồ, hình họa hay mind-map là phụ thuộc vào nội dung cũng như khả năng, sở thích của bạn.

Nhiều người chỉ dùng mind-map, nhưng có người dùng sơ đồ. Thậm chí có người kết hợp cả ba.

Nói chung, bạn hãy sử dụng và lựa chọn sao cho việc ghi chép mang lại đầy đủ thông tin cho bạn và khiến bạn nhớ nhất. 

Kỹ thuật số 5: Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề bằng cách tự hỏi/tự trả lời

Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là bẩm sinh. Để rèn luyện kỹ năng này, chúng ta cần chủ động tìm hiểu, đặc biệt là tự hỏi và tự trả lời.

Ta có thể hỏi xung quanh vấn đề đang gặp với 5W và 2H:

• What? (Cái gì) – How? (Như thế nào)
• Where? (Ở đâu) – How many? (Bao nhiêu)
• When? (Khi nào)
• Who? (Ai)
• Why? (Tại sao)

Để tăng độ tập trung, bạn có thể nói thành tiếng nếu cần. Điều này có thể không quen hoặc khá lạ đối với chúng ta. Nhưng với người Nhật đây là điều hết sức bình thường. Có cơ hội làm việc với họ, bạn sẽ bắt gặp họ ngồi nói lẩm bẩm một mình. Đừng ngạc nhiên. Họ đang tự hỏi và tự trả lời để giải quyết vấn đề của họ đấy.

Kỹ thuật số 6: Bắt đầu ngày làm việc bằng việc lên danh sách các task (nhiệm vụ) cần xử lý trong ngày

Một ngày ta có rất nhiều đầu việc phải làm. Nếu không lên danh sách những việc cần làm đó ra, bạn sẽ dễ dàng bỏ sót công việc. Không thể quản lý được việc nào quan trọng cần làm ngay, việc nào chưa cần làm luôn nếu chỉ nghỉ trong đầu. Bởi chúng ta có quá nhiều việc phải nghĩ, phải nhớ. Có thể ngay lúc này bạn biết mình cần làm những việc gì, nhưng một lúc nào đó khi việc chất đống lên, không xử lý hết thì bạn sẽ chẳng thế nhớ hết nổi đâu.

Vì thế, hãy dành 5 phút mỗi ngày, có thể là sáng hoặc tối để liệt kê ra các task cần làm, cần phải thực hiện. Khi đó, bạn chỉ cần làm theo những task ấy.

Mọi nhiệm vụ lớn, nhỏ đều được kiểm soát nếu bạn viết ra và theo dõi hàng ngày. Chỉ như vậy, bạn mới có thể làm việc hiệu quả được.

Kỹ thuật số 7: Đặt độ ưu tiên cho các task

Để thực hiện công việc hiệu quả nhất, cần đặt độ ưu tiên cho các nhiệm vụ. Bạn không thể thực hiện được hết các task trong một ngày. Cần phải chia theo các mức độ ưu tiên để làm.

Hãy sử dụng ma trận quyết định: The Eisenhower Decision Matrix.

Ma trận chia làm 4 ô.

• Ưu tiên 1: Quan trọng và khẩn cấp. Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp bạn cho vào ô này. Những việc này bạn cần phải thực hiện ngay và luôn.
• Ưu tiên 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Chẳng hạn dự án A phải hoàn thành trong 2 tháng tới. Bạn không phải hoàn thành dự án ngay mà chia nhỏ ra, làm mỗi ngày một ít. Để đến hết 2 tháng cũng là lúc bạn

  

  thực hiện xong.

• Ưu tiên 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp. Bao gồm họp phòng, nghe điện thoại… Những việc này không thực sự quá quan trọng, nhưng cần phải làm luôn.
• Ưu tiền 4: Không quan trọng và không khẩn cấp. Ví dụ: lướt facebook, đọc báo, chơi game,… Là những việc bạn không làm cũng không sao. Những việc này sẽ ở mức độ ưu tiên cuối cùng, sau khi bạn đã thực hiện những việc ở 3 mục ưu tiên trên.

Theo ma trận này, bạn sẽ làm chủ được công việc của mình, không cần phải “nước đến chân mới nhảy”.

Kỹ thuật số 8: Đặt deadline rõ ràng cho các task

Sau khi bạn đã đặt ưu tiên cho các task (nhiệm vụ), việc tiếp theo là đặt deadline để hoàn thành chúng. Dẫu có là việc gấp hay không, việc đưa ra deadline sẽ khiến bạn chủ động làm hơn. Tránh tình trạng trì hoãn kéo dài.

Khi đặt deadline cụ thể xong, bạn nên công khai deadline cho cả team, hoặc cả phòng. Mục đích là để tạo cảm giác nếu không hoàn thành đúng, mọi người sẽ đánh giá mình làm việc không hiệu quả. Khi có tâm lý này, bạn sẽ chủ động hoàn thành deadline hơn.

Đặt ra deadline rồi, hãy bám chặt vào đó để quản lý tiến độ tốt hơn. Và đặc biệt, hãy cố gắng hoàn thành công việc nhanh hơn deadline. Đừng để nước đến chân mới nhảy. Càng hoàn thành sớm bao nhiêu, bạn càng có thời gian để làm những công việc khác. 

Kỹ thuật số 9: Phản hồi nhanh

Hiện nay, hầu hết ở các công ty, các nhân viên sẽ trao đổi công việc với nhau qua phần mềm chat Skype, Chatwork…

Vậy phản hồi nhanh nghĩa là như thế nào?

Hãy trả lời tin nhắn, email cùa đồng nghiệp ngay khi có thể.

Ví dụ sếp bạn gửi cho bạn một yêu cầu cần hoàn thành ngay trong buổi sáng, nhưng do không check tin nhắn skype mà đến trưa bạn mới đọc thì thực sự không hay chút nào. Bạn nên trả lời email, tin nhắn ngay khi nhận được, hoặc ít nhất thông báo đã nhận được thông tin và sẽ trả lời sau. Tham khảo thêm kỹ thuật làm việc nhóm hourensou để biết cách giao tiếp hiệu quả nhé.

Để thực hiện kỹ thuật số 9 này, hãy áp dụng quy tắc 2 phút: thực hiện ngay những việc mà thời gian thực hiện dưới 2 phút: trả lời email, tin nhắn.

Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao hỉnh ảnh thương hiệu cá nhân nhanh nhất. Bạn có muốn làm việc với một người mà bạn gửi mail 1 tuần sau người đó mới phản hồi lại? Hay tin nhắn skype của bạn từ sáng đến tận chiều mới được trả lời?

Quy tắc 2 phút này sẽ rất hữu ích dù bạn có bận rộn đến mức nào.

Kỹ thuật số 10: Không theo chủ nghĩa hoàn hảo

Nghe có vẻ nực cười, nhưng đúng vậy bạn ạ. Không theo chủ nghĩa hoàn hảo. Điều này áp dụng cho đa số các task tốn nhiều thời gian. 

Tưởng tượng một dự án bạn có 10 đầu việc nhỏ phải làm. Nếu bạn chỉ chăm chăm vào một nhiệm vụ, phải làm sao cho nó tốt nhất có thể mà bỏ qua đi 9 nhiệm vụ còn lại thì không được. Bạn sẽ vừa làm mất thời gian của mình, vừa khiến cho dự án chậm tiến độ.

Hãy cứ làm, rồi có khoảng thời gian xem xét, đánh giá lại. Chỗ nào chưa được thì tiếp tục khắc phục. Vừa làm vừa chỉnh.

Hãy nhớ rằng: “Nếu bạn chờ những điều kiện hoàn hảo, bạn sẽ không bao giờ làm xong việc gì cả.”

Kỹ thuật số 11: Từ chối các công việc không liên quan, không phù hợp

Từ chối là cả một nghệ thuật. Nhiều người vì cả nể, vì ngại mà ôm một đống việc vào bản thân. Điều này chỉ khiến bạn thêm stress mà thôi. Chất lượng công việc cũng không đạt kết quả tốt.

Hãy biết cách từ chối những việc không liên quan, không phù hợp. Bạn cũng có việc phải làm, và cũng giới hạn trong một vài lĩnh vực. Hãy làm tốt việc của mình trước.

Kỹ thuật số 12: Biết sử dụng người khác một cách khéo léo

Nếu bạn tự tìm tòi, giải quyết công việc sẽ là một điều rất tốt nhưng khéo léo nhờ người phù hợp giúp đỡ, trợ giúp sẽ tăng hiệu quả công việc lên rất nhiều.

Ví dụ, để hoàn thành dự án “ Giới thiệu trang web tuyển dụng FlyOut” tới nhiều người quan tâm tới công việc tại Nhật Bản hơn, nếu chỉ phòng Marketing sẽ khó có thể làm được. Cần nhờ thêm sự trợ giúp của các bạn ở phòng khác như Phát triển phần mềm, Web… Có như vậy, dự án mới có thể hoàn thành tốt được.

Để có thể áp dụng kỹ thuật số 12 này, bạn cần có khả năng tương tác, có thể làm việc nhóm được với mọi người. Và chú ý là khi nhờ sự giúp đỡ của người khác, đừng gây áp lực cho họ. Thật sự tinh tế, hiểu được tâm lý mọi người. Ai cũng có rất nhiều việc phải làm rồi, bạn không thể bắt ép họ phải giúp bạn.

Thêm điều nữa, nhớ đưa ra nội dung rõ ràng đối với người bạn muốn nhờ, để cả hai bên thực sự hiểu được công việc cần làm là gì. Đồng thời, theo dõi quá trình làm việc của người đó và đặc biệt là cảm tạ họ. Thời gian mỗi người cực kỳ quý báu. Khi có người sẵn sàng dành thời gian của họ cho bạn thì bạn hãy nhớ trân trọng điều đó.

Và 3 kỹ thuật làm việc hiệu quả tặng thêm cho các bạn

Trên đây là 12 kỹ thuật giúp người Nhật tăng năng suất làm việc của mình. Cảm ơn bạn đã đọc đến những dòng này. Áp dụng được một vài trong số những kỹ thuật này thôi cũng sẽ giúp thay đổi năng suất làm việc của bạn rồi.

Tuy nhiên, để có thể thay đổi năng suất làm việc 180 độ, giúp bạn trở thành “super worker”, Morning Japan xin gửi tặng bạn thêm 3 kỹ thuật đặc biệt nữa. Bạn sẽ cảm thấy cực kỳ tiếc nuối nếu như không đọc được 3 kỹ thuật còn lại này.
Đơn giản lắm! Hãy đăng ký email dưới đây để chúng tôi gửi tặng bạn món quà này nhé.